Lohjan kaupungin toiminnan yhteydessä syntyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vastaus annetaan mahdollisimman pian, normaalitapauksissa kahden viikon kuluessa. Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti ja kertoa, mitä asiakirjaa tai tietoja pyyntö koskee, jotta tiedon löytäminen helpottuu (esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko). Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi nimeä, osoitetta, kiinteistötunnusta, päivämäärää, asiakirjan tai asian nimeä tai asianumeroa. Voit käyttää pyynnön kohdentamisen apuna tältä sivulta alempaa löytyvää asiakirjajulkisuuskuvausta.
Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti sähköpostitse (kirjaamo@lohja.fi). Tällaisia ovat esimerkiksi Lohjan kaupungin päätöksentekoon ja vireillä oleviin asioihin liittyvät tietopyynnöt.
Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettäviin tietoihin tai henkilörekisteritietoihin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Tämä tapahtuu helpoimmin käyttämällä alempaa löytyvää sähköistä lomaketta (julkisuuslain mukainen tietopyyntö), jossa on vahva tunnistautuminen. Kaikki tietopyynnöt saapumistavasta riippumatta rekisteröidään kirjaamossa.
Eri aihepiireihin liittyvät tietopyynnöt ohjautuvat eri tahoille vastattavaksi, joten lue ohje ennen tietopyynnön tekemistä.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoihin kohdistuvat tietopyynnöt (myös kouluterveydenhuollon, koulupsykologin ja kuraattorin asiakirjat) tehdään suoraan Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle.
Rakennusluvat liitteineen tilataan Lupapiste-kaupasta – Rakennuspiirustusten myynti
Jos tarvitset omia vanhoja koulutodistuksiasi tai muita koulunkäyntitietojasi tai muita henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja, käytä alla olevaa sähköistä lomaketta (julkisuuslain mukainen tietopyyntö), jossa on vahva tunnistautuminen. Voit tehdä tietopyynnön myös sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@lohja.fi. Tällöin sinun on ennen tietojen luovuttamista todistettava henkilöllisyytesi.
Julkisuuslain mukainen tietopyyntö: täytä e-lomake tästä
Jos haluat tutustua muihin Lohjan kaupunginarkiston aineistoihin (esim. vanhat pöytäkirjat ja muu historiallinen aineisto), voit käyttää samaa lomaketta tai olla yhteydessä Lohja kaupungin kirjaamoon (kirjaamo@lohja.fi). Tietopyyntösi ohjataan arkistoon.
Ohjeet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen omien henkilörekisteritietojen tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät tietosuoja -sivulta.
Lohjan kaupunki ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten asiakirjajulkisuuskuvausta (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019). Asiakirjajulkisuuskuvausta hyödyntäen kuntalainen voi yksilöidä tietopyyntönsä kohdistumaan tiettyyn tietokokonaisuuteen.
Asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään säännöllisesti. Toistaiseksi kuvaus on saatavilla vain suomen kielellä.
Eri tehtävissä syntyviä tietoja tuotetaan sekä eri operatiivisten tietojärjestelmien avulla että paperisena. Palvelujen tiedonhallintaa tapahtuu Lohjan kaupungin operatiivisissa tietojärjestelmissä. Tietojärjestelmät muodostavat lähes poikkeuksetta myös yhden tai useamman henkilörekisterin. Tietovarannot kertyvät ensisijaisesti tehtävään hankitun tietojärjestelmän kautta hallitusti palvelimille sekä paperitulosteina toimistoihin, väliarkistoihin sekä päätearkistoon.
Tiedon tuottamisen ja säilyttämisen osalta kiinnitetään huomiota tiedon tallennusalustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säilyvyyteen muuntumattomana. Tiedon oikeellisuus ja luottamuksellisuus pyritään turvaamaan kaikissa ympäristöissä (mm. varmuuskopiointi ja käyttöoikeushallinta, paperiaineistojen säilytys ja hävittämistapa).
Lohjan kaupunki on tiedonhallintayksikkö, joka ylläpitää asiarekisteriä. Asiarekisteri on looginen kokonaisuus vireille tulleista ulkoisista tai sisäisistä asioista, näiden käsittelyvaiheista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiaineistossa. Asiarekisterin sisältöä ja palvelujen tuottamaa tietokokonaisuutta kuvataan tietovarantokohtaisesti.
Kaupungin tietovarannot ovat sen tehtävien hoidon myötä muodostuneita laajempia tietokokonaisuuksia, joista vastaava viranomainen on kyseisestä tehtävästä vastaava toimielin. Lohjan kaupungin tietovarantoja koskevia kuvauksia päivitetään säännöllisesti.
Listaus kaupungin tietoaineistoista, tietokokonaisuuksista ja tietovarannoista vastuussa olevien toimielinten mukaisina kokonaisuuksina seuraavassa:
Lohjan kaupungin tietoaineistot eivät ole pääsääntöisesti saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla, eikä teknisten rajapintojen kuvauksia ole siksi julkaistu.
Päätös asiakirjan antamisesta tehdään Lohjan kaupungin hallintosäännön mukaisesti:
Lohjan kaupungin hallintosääntö 31 § Toimivalta päättää asiakirjan antamisesta
Valtuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallintojohtaja. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi.
Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta. Kun päätösvallan siirto ei perustu kuntalakiin, ei päätöksiin voi käyttää otto-oikeutta.
Asiakirjoista ja tietojen antamisesta perittävät maksut 1.6.2022 alkaen (kh 9.5.2022)Tiedon toimittamisen maksullisuus tai maksuttomuus perustuu kulloinkin voimassa olevaan taksaan asiakirjojen luovuttamisesta.