Lohjan kaupunki ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten asiakirjajulkisuuskuvausta (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019). Tiedonhallintalain mukaan tietoaineistoilla tarkoitetaan asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaiseen tehtävään tai palveluun liittyvää tietokokonaisuutta. Asiakirjajulkisuuskuvausta hyödyntäen kuntalainen voi yksilöidä tietopyyntönsä kohdistumaan tiettyyn tietokokonaisuuteen.
Asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään säännöllisesti, jotta sen sisältämät tiedot pysyvät ajan tasalla. Toistaiseksi Lohjan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on saatavilla vain suomenkielellä. Kehitämme kuvausta edelleen, ja sisältö tullaan kääntämään ruotsiksi ja julkaisemaan näillä sivuilla:Lohjan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus 1.1.2023
Eri tehtävissä syntyviä tietoja tuotetaan sekä eri operatiivisten tietojärjestelmien avulla, että paperisena. Palvelujen tiedonhallintaa tapahtuu Lohjan kaupungin operatiivisissa tietojärjestelmissä. Tietojärjestelmät muodostavat lähes poikkeuksetta myös yhden tai useamman henkilörekisterin. Tietovarannot kertyvät ensisijaisesti tehtävään hankitun tietojärjestelmän kautta hallitusti palvelimille sekä paperitulosteina toimistoihin, väliarkistoihin sekä päätearkistoon.
Tiedon tuottamisen ja säilyttämisen osalta kiinnitetään huomiota tiedon tallennusalustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säilyvyyteen muuntumattomana. Tiedon oikeellisuus ja luottamuksellisuus pyritään turvaamaan kaikissa ympäristöissä (mm. varmuuskopiointi ja käyttöoikeushallinta, paperiaineistojen säilytys ja hävittämistapa).
Lohjan kaupunki on tiedonhallintayksikkö, joka ylläpitää asiarekisteriä. Asiarekisteri on looginen kokonaisuus vireille tulleista ulkoisista tai sisäisistä asioista, näiden käsittelyvaiheista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiaineistossa. Asiarekisterin sisältöä ja palvelujen tuottamaa tietokokonaisuutta kuvataan tietovarantokohtaisesti.
Kaupungin tietovarannot ovat sen tehtävien hoidon myötä muodostuneita laajempia tietokokonaisuuksia, joista vastaava viranomainen on kyseisestä tehtävästä vastaava toimielin. Lohjan kaupungin tietovarantoja koskevia kuvauksia päivitetään säännöllisesti.
Listaus kaupungin tietoaineistoista, tietokokonaisuuksista ja tietovarannoista vastuussa olevien toimielinten mukaisina kokonaisuuksina seuraavassa:
Lohjan kaupungin tietoaineistot eivät ole pääsääntöisesti saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla, eikä teknisten rajapintojen kuvauksia ole siksi julkaistu.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Lohjan kaupungin toiminnan yhteydessä syntyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vastaus annetaan mahdollisimman pian, normaalitapauksissa kahden viikon kuluessa. Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti ja kertoa, mitä asiakirjaa tai tietoja pyyntö koskee, jotta tiedon löytäminen helpottuu (esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko). Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Asiarekisterin tai tietoaineiston sisältämien tietojen antamisesta päättävä viranhaltija
Päätös asiakirjan antamisesta tehdään Lohjan kaupungin hallintosäännön mukaisesti:
Lohjan kaupungin hallintosääntö 31 § Toimivalta päättää asiakirjan antamisesta
Valtuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallintojohtaja. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi.
Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta. Kun päätösvallan siirto ei perustu kuntalakiin, ei päätöksiin voi käyttää otto-oikeutta.
Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi
Tietopyynnöt toimitetaan kaupungin kirjaamoon joko sähköisesti kirjaamo@lohja.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Lohja Karstuntie 4/PL 71 08101 Lohja. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle taholle.
Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi nimeä, osoitetta, kiinteistötunnusta, päivämäärää, asiakirjan tai asian nimeä tai asianumeroa.
Omia henkilötietoja koskeviin tietopyyntöohjeisiin pääset tietosuoja ja henkilötietopyynnöt sivulta.
Asiakirjoista ja tietojen antamisesta perittävät maksut 1.6.2022 alkaen (kh 9.5.2022)Tiedon toimittamisen maksullisuus tai maksuttomuus perustuu kulloinkin voimassa olevaan taksaan asiakirjojen luovuttamisesta.