Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt

Lohjan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus

Lohjan kaupunki ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten asiakirjajulkisuuskuvausta (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019). Se on kuvaus kunnan hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä, jonka tarkoitus on auttaa kansalaisia tietopyyntöjen tekemisessä. Asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus siitä, kuinka Lohjan kaupungin viranomaistoiminnassa ja palvelujen tuottamisessa syntyviä tietoja hallinnoidaan. Kuvaus sisältää myös ohjeistuksen siitä, miten tietoja Lohjan kaupungilta voidaan pyytää.
Asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään säännöllisesti, jotta sen sisältämät tiedot pysyvät ajan tasalla. Toistaiseksi Lohjan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on saatavilla vain suomenkielellä. Kehitämme kuvausta edelleen, joten sisältö tullaan kääntämään ruotsiksi ja julkaisemaan näillä sivuilla.

Lohjan kaupungin asiarekisteri ja tietojärjestelmät

Eri tehtävissä syntyviä tietoja tuotetaan sekä eri operatiivisten tietojärjestelmien avulla, että paperisena. Palvelujen tiedonhallintaa tapahtuu Lohjan kaupungin operatiivisissa tietojärjestelmissä. Tietojärjestelmät muodostavat lähes poikkeuksetta myös yhden tai useamman henkilörekisterin (lisätietoa Tietosuoja ja rekisteriselosteet – sivulta). Tietovarannot kertyvät ensisijaisesti tehtävään hankitun tietojärjestelmän kautta hallitusti palvelimille sekä paperitulosteina toimistoihin, väliarkistoihin sekä päätearkistoon. Sähköisessä muodossa olevia tietoja kertyy myös tietokoneiden kovalevyille, palvelimen yksikkö- ja henkilökohtaisiin hakemistoihin, sähköpostilaatikoihin sekä ulkoisille tallennusvälineille.

Tiedon tuottamisen ja säilyttämisen osalta kiinnitetään huomiota tiedon tallennusalustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säilyvyyteen muuntumattomana. Tiedon oikeellisuus ja luottamuksellisuus pyritään turvaamaan kaikissa ympäristöissä (mm. varmuuskopiointi ja käyttöoikeushallinta, paperiaineistojen säilytys ja hävittämistapa).
Lohjan kaupunki on tiedonhallintayksikkö, joka ylläpitää asiarekisteriä. Asiarekisteri on looginen kokonaisuus vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiaineistossa. Asiarekisterin sisältöä ja palvelujen tiedonhallintaa kuvataan tietovarantokohtaisesti.

Kaupungin tietovarannot ovat sen tehtävien hoidon myötä muodostuneita laajempia tietokokonaisuuksia, joista vastaava viranomainen on kyseisestä tehtävästä vastaava toimielin. Lohjan kaupungin tietovarantoja koskevia kuvauksia päivitetään säännöllisesti.

Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset


Kaupunginhallituksen tietovarannot

• Hallinnon tietovaranto: Päätöksenteon ja hallinnon järjestämisen tueksi tarvittavat tietoaineistot. Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset sekä sidonnaisuusrekisteri julkaistaan kaupungin verkkosivuilla.
• Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tietovaranto: Henkilöstön rekrytointiin, palvelussuhdeasioiden hoitamiseen ja palkan ja palkkioiden maksuun tarvittavat tietoaineistot
• Talouden tietovaranto: kunnan talouden suunnitteluun ja seurantaan, rahavirtojen toimivuuteen ja kaupungin hankintoihin ja sopimuksiin, tilastojen hallintaan tarvittavat tietoaineistot
• ICT-tietovaranto: tietojärjestelmien käytön mahdollistamiseen tarvittavat tietoaineistot
• Logistiikan tietovaranto: koulukuljetusten ja joukkoliikennepalvelujen järjestämiseen tarvittavat tietoaineistot

Kaupunkisuunnittelulautakunnan tietovarannot

• Kiinteistötietovaranto: kunnan maaomaisuuden ja kiinteistöjen hallintaan tarvittavat tietoaineistot
• Kiinteistö- ja paikkatietovaranto: kiinteistötoimituksissa sekä kartta- ja mittauspalveluissa tarvittavat tietoaineistot. Karttapalvelu.
• Elinkeinopalveluiden tietovaranto: Elinkeinotoiminnan tukemiseen tarvittavat tietoaineistot
• Kaavoituksen tietovaranto: yleiskaavoituksessa, osayleiskaavoituksessa ja asemakaavoituksessa tarvittavat tietoaineistot
• Rakennusvalvonnan tietovaranto: rakentamista koskevien lupien myöntämiseen ja rakennusvalvontaan tarvittavat tietoaineistot. Omia lupiaan ja hankkeitaan voi seurata Lupapiste -palvelun kautta.
• Ympäristövalvonnan tietovaranto: ympäristövalvonnassa ja ympäristönsuojelussa tarvittavat tietoaineistot

Kulttuuri ja vapaa-aikalautakunnan tietovarannot

• Kirjaston tietovaranto: kirjastopalvelujen järjestämisessä tarvittavat tietoaineistot. Kirjaston aineistoihin ja omiin käyttäjätietoihin voi tutustua lukki.finna.fi
• Museon tietovaranto: museotoiminnan järjestämisessä tarvittavat tietoaineistot.
• Kulttuuripalveluiden tietovaranto: kulttuuripalvelujen ja -tapahtumien järjestämisessä tarvittavat tietoaineistot
• Liikunnan tietovaranto: liikuntapalveluiden järjestämisessä tarvittavat tietoaineistot löytyvät Lohjan Liikuntakeskus Oy:ltä

Lasten, nuorten ja perheiden lautakunnan tietovarannot

• Opetuksen ja koulutuksen tietovaranto: esiopetuksen, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen sekä koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestämiseen tarvittavat tietoaineistot
• Opiskeluhuollon tietovaranto: esi- ja perusopetuksen ja toisen asteen opiskeluhuollon järjestämiseen tarvittavat tietoaineistot (mm. koulupsykologit ja kuraattorit)
• Varhaiskasvatuksen tietovaranto: Varhaiskasvatuksen järjestämiseen tarvittavat tietoaineistot
• Nuorisopalveluiden tietovaranto: nuorisopalveluiden järjestämisessä tarvittavat tietoaineistot

Teknisen lautakunnan tietovarannot

• Kaupungin rakennuskannan tietovaranto: kaupungin kiinteistöjen hallinnoimisessa ja ylläpidossa tarvittavat tietoaineistot
• Kunnallistekniikan, liikenteen, puistojen ja yleisten alueiden tietovaranto: kunnallistekniikan suunnittelussa, ylläpidossa ja rakentamisessa ja liikenteen järjestämisessä tarvittavat tietoaineistot sekä puistoja ja yleisiä alueita koskevat tietoaineistot
• Vesihuollon tietovaranto: vesi- ja jätevesihuoltopalveluiden tuottamisessa tarvittavat tietoaineistot
• Ruoka- ja siivouspalveluiden tietovaranto: ruoka- ja siivouspalveluiden tuottamisessa tarvittavat tietoaineistot

Sosiaali- ja terveyslautakunnan tietovarannot:

• Lasten ja nuorten palveluiden tietovarannot: lakisääteisten lasten ja nuorten palveluiden järjestämiseen liittyvät tietoaineistot (kuten neuvolatoiminta, koulu- ja opiskeluterveydenhuolto, lastensuojelu)
• Työikäisten palveluiden tietovarannot: lakisääteisten palveluiden järjestämiseen liittyvät tietoaineistot (kuten terveydenhoitopalvelut, suunterveydenhuolto)
• Ikääntyneiden palveluiden tietovarannot: lakisääteisten ikääntyneiden palveluiden järjestämiseen liittyvät tietoaineistot (kuten palveluasuminen, kotipalvelu, kotisairaanhoito)

Ympäristöterveyslautakunnan tietovarannot:

• Ympäristöterveyden tietovarannot: ympäristöterveyden viranomaistehtävien ja eläinlääkinnän palveluiden järjestämiseen liittyvät tietoaineistot
Lohjan kaupungin tietoaineistot eivät ole pääsääntöisesti saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla, eikä teknisten rajapintojen kuvauksia ole siksi julkaistu. Tietovarantojen kuvaukset tarkentuvat vuoden 2021 aikana, kun kaupungin tiedonhallintamalli täydentyy.

Hakutekijät ja saatavuus

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Lohjan kaupungin toiminnan yhteydessä syntyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vastaus annetaan mahdollisimman pian, normaalitapauksissa kahden viikon kuluessa. Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti ja kertoa, mitä asiakirjaa tai tietoja pyyntö koskee, jotta tiedon löytäminen helpottuu (esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko). Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Omien tietojen tarkastuspyyntö henkilörekisteristä

Kaupunki kerää tehtäviensä hoitamiseksi välttämättömiä henkilötietoja. Kaupunkiin muodostuvat henkilörekisterit on kuvattu kaupungin verkkosivuilla (Tietosuoja ja rekisteriselosteet), mistä löytyvät myös ohjeet ja lomake omien henkilötietojen tarkastuspyynnön tekemiseen.

Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä viranhaltija

Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Päätös asiakirjan antamisesta tehdään Lohjan kaupungin hallintosäännön mukaisesti:

Lohjan kaupungin hallintosääntö 36 § Toimivalta päättää asiakirjan antamisesta

Valtuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallintojohtaja. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.
Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta. Kun päätösvallan siirto ei perustu kuntalakiin, ei päätöksiin voi käyttää otto-oikeutta.

Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi

Tietopyynnöt toimitetaan kaupungin kirjaamoon joko sähköisesti kirjaamo@lohja.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Lohjan kaupunki, Karstuntie 4/PL 71, 08101 Lohja. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle taholle.
Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, osoitetta, kiinteistötunnusta, päivämäärää, asiakirjan tai asian nimeä tai asianumeroa.

Omia henkilötietoja koskevaan tietopyyntölomakkeeseen pääset tästä.

Tiedon toimittamisen maksullisuus tai maksuttomuus perustuu kulloinkin voimassa olevaan taksaan asiakirjojen luovuttamisesta.